會展策劃的五個基本原則

　　會展策劃的原則是指能夠反映會展策劃過程的客觀規(guī)律和要求的、在會展策劃活動中需要遵循的指導原則和行動準則。會展策劃原則既是會展策劃客觀規(guī)律的理性反應，也是事物發(fā)展過程的本質(zhì)聯(lián)系和發(fā)展規(guī)律的高度概括。會展策劃的實質(zhì)是贏得競爭主動地位的一種謀劃，所以在會展的策劃活動中，無論是策劃目標的確立和策劃問題的評估，還是策劃方案的設計制作和實施，都必須依據(jù)會展策劃原則的指導。會展策劃的主要原則如下：

　　一、系統(tǒng)性原則

　　會展策劃的系統(tǒng)性原則，就是運用系統(tǒng)理論對會展策劃進行充分分析，從系統(tǒng)的整體和部分之間相互依賴、相互制約的關系中，揭示會展策劃這一系統(tǒng)的特征和運動規(guī)律，以取得最佳的展覽效果。

　　每一個完整的會展項目都需要圍繞會展主題把很多社會資源通過不同的方法整合在一起，從信息集合分析、尋找行業(yè)支持單位、選擇合作伙伴到會展營銷，每一個環(huán)節(jié)都是相對獨立地進行，要把每一個環(huán)節(jié)做到最好，又要把握這些環(huán)節(jié)運作過程中的互動，以利于優(yōu)化，增強項目組織的有序性，即把會展項目作為一個系統(tǒng)來進行管理。系統(tǒng)性原則就是要綜合運用各種不同的方法、手段、工具，促進各個子項目之間的資源、功能和優(yōu)勢的互補、匹配，使其產(chǎn)生“1+1>2”的效果，從而為會展項目創(chuàng)造出更大的競爭優(yōu)勢。

　　會展策劃的系統(tǒng)性原則的運用要把握以下幾點：

1、動態(tài)性

　　動態(tài)性是根據(jù)系統(tǒng)總是處于運動、變化的客觀存在的特性，在動態(tài)過程中，做好會展策劃工作。會展項目作為一個系統(tǒng)，具有鮮明的開放式運作管理的特點，隨時與外界發(fā)生能量、物質(zhì)、信息、知識的交換，會展項目運作過程中必然會受到內(nèi)外環(huán)境不確定性要素的影響，在強調(diào)會展策劃系統(tǒng)的時候應該時刻關注系統(tǒng)的變化，并且及時調(diào)整相關的計劃，以保證系統(tǒng)的運行順利應對變化，實現(xiàn)最終目標。

2、協(xié)同性

　　會展項目的各個獨立的子項目之間涉及的各種管理要素、管理對象以及運用的管理方法，都需要通過策劃的系統(tǒng)性原則形成一種互動協(xié)作的狀態(tài)，才能使得會展策劃發(fā)揮資源的聚變效應，調(diào)動一切可以調(diào)動的各種優(yōu)勢因素共同為會展目標服務。

3、整體性

　　會展策劃必須有全局觀點，有一個系統(tǒng)的統(tǒng)籌規(guī)劃，全面安排。整體性目標就是提高會展管理項目系統(tǒng)的整體效率，重視系統(tǒng)的集成功能，形成設計科學、運行高效的工作流程，如立項、前期準備、會展實施、現(xiàn)場運營、評估和總結(jié)等，以及在這個流程中的資源分配和組織等。

　　二、效益性原則

　　會展策劃的效益性是由會展的盈利性決定的，會展活動要取得良好的經(jīng)濟和社會效益是舉辦會展活動的一個主要目的，會展各方主體的目標在很大程度上是通過會展活動獲取利潤，可以說會展的效益是衡量會展策劃是否成功的標準。

　　三、創(chuàng)新性原則

　　創(chuàng)新性原則應該貫穿企業(yè)策劃的始終，會展是一個具有自身特色的特殊行業(yè)，它是一個開放性很強的活動，即從會展立項開始的調(diào)研工作，就需要與不同的組織合作和協(xié)調(diào)，例如向有關機構(gòu)索取信息和數(shù)據(jù)，聽取參展商的意見等；在準備工作中，會展機構(gòu)要進行選址和融資工作；而在整個實施過程中，從營銷到會展期間，也要廣泛開展社會資源的吸納和整合。這種開放性決定了會展工作的不確定性，因此會展策劃必須不斷創(chuàng)新動態(tài)變化的形式，保證最終目標的實現(xiàn)。

　　創(chuàng)新性原則的應用要注意以下幾點：

1、全程性

　　會展策劃的創(chuàng)新是一個連續(xù)優(yōu)化的過程，每一次的優(yōu)化可能是相對的優(yōu)化，通過每一次不斷連續(xù)的優(yōu)化，最后達到整體優(yōu)化。這也就是在通過經(jīng)驗提高效率的過程中，利用創(chuàng)新不斷解決項目流程中經(jīng)驗解決不了的問題。

2、全員性

　　創(chuàng)新主要是通過不斷地發(fā)現(xiàn)新的機遇來防范風險。發(fā)現(xiàn)機遇和防范風險都是十分復雜的創(chuàng)造性工作，創(chuàng)新需要會展項目責任人和全體員工共同參與，既要發(fā)揮組織的有計劃、有步驟、有控制的效率，也允許員工即興發(fā)揮，提高會展團隊的應變能力。

3、漸進性

　　由于會展項目是隨著環(huán)境的變化而進行相應的創(chuàng)新，但是這些創(chuàng)新不是立竿見影的，而是在創(chuàng)新不斷地滲透到具體的工作方法中去，改變創(chuàng)新行動中的某些關鍵細節(jié)和要素結(jié)構(gòu)，方便靈活地實現(xiàn)功能重構(gòu)，而且轉(zhuǎn)換的代價也較小，其效果也表現(xiàn)出逐步完善的漸進性質(zhì)。

　　四、前瞻性原則

　　所謂前瞻性，是指會展策劃方案在時間的延續(xù)上要經(jīng)得起歷史的考驗，具有較長時期的適應性、實用性、領先性，這對企業(yè)設立和企業(yè)技術改造策劃尤為重要。前瞻性是指會展主題要引領行業(yè)發(fā)展趨勢，捕捉行業(yè)的潛在需求，否則會展策劃案就會缺乏市場吸引力。前瞻性從時間序列角度，大體上可以分成兩個層次：一是顯性趨勢，即一個行業(yè)的趨勢已經(jīng)眾所周知，會展主題必須進行相應的調(diào)整，來適應已經(jīng)變化了的環(huán)境，以實現(xiàn)新的協(xié)調(diào)，這在時間上有一定滯后性；二是隱性趨勢，即根據(jù)對某一可能發(fā)生變化的預測分析，充分發(fā)揮策劃者的主觀能動性，創(chuàng)新主題，引導環(huán)境向有利于會展的方向發(fā)展，時間上有一定超前性。我們在進行會展策劃工作中必須要堅持前瞻性的原則。

　　五、藝術性原則

　　藝術性是策劃人的知識、靈感、經(jīng)驗、分析能力、洞察能力、判斷能力和應變能力的綜合體現(xiàn)，目的是在會展策劃中閃現(xiàn)創(chuàng)意的新奇亮點和應時而變的靈活性，以做到出其不意。藝術性的具體內(nèi)容相對比較寬泛，難以具體表述和總結(jié)，一般地說，表現(xiàn)如下：

1、會展主題開發(fā)

　　會展主題確立之后，需要圍繞該主題進行藝術化形象定位，設計簡潔、獨特的標識，并配以清晰、明快的宣傳用語，在市場上達到迅速傳播該主題的效果，有利于營銷推廣工作的開展。

2、會展空間設計

　　會展空間設計主要是對會展空間的合理規(guī)劃、布局和裝飾，以及參展商展臺的設計。除此之外，無論在結(jié)構(gòu)化的構(gòu)思還是在顏色組合調(diào)配時都要融入美學靈感，讓參展商和觀眾在高度藝術化的氛圍中接受行業(yè)信息、感受行業(yè)趨勢前景，以促進雙贏的交易活動。

3、會展活動組合

　　會展活動組合主要是圍繞會展開展的一系列藝術性的服務活動，集中于會展開展幾天。開幕儀式是否可以起到拋磚引玉的作用，高峰論壇是否在為推動會展的信息薈萃、行業(yè)引導上有足夠的吸引力，研討會的論題設計是否為參展商之間、參展商和觀眾之間搭建一個互動的平臺，最后這些活動的組合是否安排巧妙和靈活都是很重要的問題，不僅這些活動的內(nèi)容要精彩，而且要便于觀眾安排。

　　藝術性的原則就是運用藝術手段融合信息傳播工具，促使會展作為信息媒介的傳播力度和深度，讓整個會展都像一個精心構(gòu)思的藝術劇本，但是又恰到好處地進行了臨場發(fā)揮，實現(xiàn)商業(yè)信息高效集中和高效傳播，促進更多成功的交易。

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